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Sociedad extranjera: ¿Qué es, cómo funciona y qué requiere?

¿Qué es una sociedad extranjera? Definición 

Hablamos de sociedades extranjeras para referirnos a agencias o grupos que ejecutan actividades comerciales en el marco de un territorio nacional. Allí, las sociedades extranjeras se acatan al Código de Comercio del país en el que se encuentran, pero también a los tribunales de la Nación en todo lo que involucra la constitución de la sociedad y su actividad en el mercado.

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Es de gran importancia que las sociedades extranjeras lleven su contabilidad de forma independiente. Además, este aspecto implica contar con los libros de la empresa, entre los que se encuentran los libros de comercio, el libro mayor de balance, libro de accionistas, entre otros que pueden variar de estructura de acuerdo a la zona en la que se instale. 

Características de una sociedad extranjera 

Aunque si bien se debe tener en cuenta que las características específicas de una sociedad como esta varían en función del lugar en el que se quiera instalar pero también del lugar de origen, es posible identificar algunas características básicas y generales que operan dentro de ella, así, encontramos las siguientes: 

Capital social: se convierte en la primera garantía ante los terceros por las obligaciones y deudas que adquiera la sociedad ya constituida. El capital social de una sociedad extranjera tiene la facultad de poder reponerse o aumentarse libremente, sin embargo, este capital no se puede reducir en caso de que la operación o actividad comercial requiera un reembolso de los aportes. 

Administración de la empresa: particularmente, este tipo de sociedades suelen contar con un esquema de organización que se rige principalmente por un representante legal o apoderado que está presente en cada uno de los procesos de la sociedad, incluyendo su inscripción en el lugar de ubicación y firma de documentos y trámites generales. Seguido de él, se encuentra el suplente y, en muchos casos una junta directiva. 

Socios: la sociedad extranjera puede contar con socios o bien inversionistas, que son quienes aportan al capital social de la sociedad y con ello, facilitan sus procesos comerciales y actividades particulares. 

Requisitos: es sumamente importante que las sociedades extranjeras se inscriban en el Registro Público de Comercio, lo que les permite poder quedar constituidas de forma legal y así, obtener la personalidad jurídica dentro de la Nación en la que se encuentran. Adicional a esto, los comerciantes extranjeros también están en la obligación de realizar la renovación correspondiente a la matrícula mercantil. 

En caso de que no se cumpla con la renovación de la matrícula, las entidades correspondientes están en la posición de imponer multas cuyo valor puede variar de acuerdo al salario mínimo legal vigente u otros valores. 

Cuenta bancaria: para efectos de funcionamiento, la sociedad extranjera debe hacer apertura de una cuenta bancaria en la que se encuentre depositado el capital social, el cual es conformado por cada uno de los inversionistas y socios que hacen parte de la sociedad. Así mismo, como con otros tipos de sociedades, debe obtener el certificado emitido por la misma entidad bancaria para continuar el proceso de constitución de la sociedad. Es muy importante que este proceso se realice en presencia del representante legal. 

Características de una sociedad extranjera 

Pasos para crear una sociedad extranjera

Lo principal para la constitución de una sociedad extranjera tiene que ver con la inscripción del Registro Público de Comercio. Una vez haya obtenido este documento, es posible que la empresa inicie sus actividades comerciales y pueda llegar a instalarse físicamente dentro del territorio nacional. Además, se requiere de un certificado de representación legal de la sociedad, de tal forma que le permita proceder con el registro de la sociedad para su constitución. 

Es así que, la apertura de la sociedad debe hacerse a partir de la escritura pública, en la que se debe adjuntar el certificado de existencia, pero también de representación legal, que como mencionamos, acredita la existencia y legalidad de la sociedad extranjera ante facultades y órganos representantes legales. 

Así mismo, se debe contar con una resolución expedida por parte del órgano correspondiente en el que se aprueba la apertura de la sucursal extranjera dentro de la nación. Este documento debe incluir datos como el nombre de la sociedad, el objeto social o las actividades que se van a desarrollar, el domicilio de la sociedad, la duración considerada, el capital social, entre otros documentos que pueden variar de acuerdo al lugar de ubicación. 

Hecho esto, otros documentos con los que se debe contar, son: 

Estatuto de la casa matriz: es un documento en el que aparecen todos los socios que hacen parte de la empresa y que se encuentran listos para la constitución de la sociedad en el lugar en el que desean instalarse. Cada uno de los socios cuenta con la facultad de poder participar en la toma de decisiones de la empresa y en este sentido, fijar el destino que tendrá en su actividad comercial. 

También se requiere de un documento que funciona como reconocimiento y que es emitido por el Ministerio de Relaciones Extranjeras o bien, por la entidad correspondiente en el lugar de ubicación y que será clave para la ejecución de sus procesos. 

Cartas de aceptación de los cargos: este documento figura como la aceptación de los demás papeles y títulos presentados, en los que deben estar presentes los nombres completos de quienes están dentro de los estatutos de la empresa. Es así que, debe incluirse los datos del representante legal o apoderado delegado, la persona que sea la suplente a este cargo y los datos de quienes conforman la junta directiva de la sociedad. 

Las cartas de aceptación, en su registro, incluirán los nombres completos de cada una de las personas anteriormente mencionadas, así como también deben estar escritos sus cargos correspondientes y el número de identificación de cada uno de ellos. Cada carta debe contener la firma de cada persona mencionada como señal de aceptación del cargo para efectos de documentación y claridad. 

Ventajas de una sociedad extranjera 

Una de las principales facultades de este tipo de sociedades y que sin duda suelen saltar a la vista, tiene que ver con que la constitución de empresas extranjeras pueden encontrar y operar ante nuevos mercados a su vista, las cuales les permiten aumentar las actividades comerciales a las que se dedican. Es la razón por la que un tipo de sociedad como esta se convierte en un modelo que impulsa el crecimiento de la economía y la productividad con el ingreso de capital humano de la zona en la que se instala. 

Otro de los aspectos que es posible encontrar es que las sociedades extranjeras, en la inversión que realizan constituyéndose en un territorio distinto, permiten que se cubra una parte importante de las necesidades de financiamiento, especialmente en países que están en vía de desarrollo gracias a las inversiones productivas que realizan, pues llegan a tener una mayor estabilidad. 

En muchos países, las sociedades extranjeras cuentan con trámites parcialmente sencillos y factibles que les permiten poder iniciar sus operaciones mercantiles sin procesos demasiado largos o demorados. 

Sin embargo, es sumamente necesario que se consulte la legislación de cada país y en este sentido, contar con un experto que nos pudiera guiar en el proceso.